เคล็ดลับใช้เทมเพลตจดหมาย ให้ประหยัดเวลาและดูมืออาชีพ สำหรับ B2B

ในโลกธุรกิจที่ทุกอย่างเปลี่ยนผ่านอย่างรวดเร็ว และต้องการความเป็นมืออาชีพสูง สิ่งหนึ่งที่จะช่วยให้คุณสามารถสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นก็คือ อีเมล แต่การจะส่งอีเมลแต่ละฉบับนั้นควรต้องผ่านการคิด กลั่นกรอง และตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนด้วย ดังนั้น เทมเพลตจดหมาย หรือ E-mail Template จึงเป็นคำตอบของโจทย์นี้ทั้งหมด ซึ่งเทมเพลตจดหมายก็มีให้เลือกหลากหลายรูปแบบ แต่จะเลือกแบบไหนถึงดี ถึงจะดีที่สุด วันนี้เราจะมาหาคำตอบในเรื่องนี้กัน

อะไรคือ เทมเพลตจดหมาย สำหรับธุรกิจ B2B

เทมเพลตจดหมาย คือ ร่างจดหมายพร้อมใช้งานสำหรับติดต่อกันระหว่างธุรกิจและธุรกิจด้วยกัน โดยส่วนมากจะมีความเป็นทางการ เป็นมืออาชีพ สะดวกต่อทั้งผู้รับและผู้ส่ง ซึ่งเทมเพลตจดหมายจะปรับเปลี่ยนหัวข้อให้เข้ากับผู้รับแต่ละคน แต่ยังคงเนื้อหาเดิมเอาไว้ มีการแนะนำให้รับทราบถึงสินค้าและบริการ แนะนำว่าสินค้านั้นสามารถช่วยเหลือธุรกิจได้อย่างไร และมี Call to Action ที่กำหนดชัดเจนว่าต้องการให้ผู้รับทำอะไรต่อไป เช่น นัดเดโมสินค้า, ติดต่อคุยกับเซลล์, รับคำแนะนำเพิ่มเติม เป็นต้น

ข้อดีของเทมเพลตจดหมาย ต่อธุรกิจแบบ B2B

1. มีประสิทธิภาพ

สำหรับธุรกิจ B2B แล้ว การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญมาก โดยเฉพาะในเรื่องการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า และการใช้เทมเพลตจดหมายนั้น จะช่วยเพิ่มโอกาสที่ในการเข้าหาลูกค้าใหม่ ๆ ได้มากกว่าเดิม เพราะ เพราะเทมเพลตเหล่านี้ผ่านกระบวนการคิด กลั่นกรอง และทดสอบมาแล้ว เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความที่ส่งไปนั้นมีความเป็นมืออาชีพและดึงดูดความสนใจจากผู้อ่าน เพิ่มโอกาสที่ลูกค้าจะตอบกลับ เก็บลีด และปิดดีลได้มากกว่าเดิม

2. ประหยัดเวลา

การที่มีเทมเพลตจดหมาย ทำให้เราไม่ต้องเริ่มเขียนอีเมลใหม่ทุกครั้ง ซึ่งการทำใหม่อาจจะมีความคลาดเคลื่อนกันทั้งในเรื่องเนื้อหา ตัวสะกด โทนที่ใช้ แต่สำหรับเทมเพลตจดหมาย เราก็แค่ไปหยิบเทมเพลตมาใช้และส่งอีเมลหาลูกค้าได้เลย

3. มีความคงเส้นคงวา

เราสามารถสร้างแบรนด์และเพิ่มความประทับใจให้ลูกค้าได้ ผ่านการใช้เทมเพลตจดหมาย เพราะเมื่อลูกค้าที่ได้รับอีเมลคุ้นชินกับโทนที่ใช้ ภาพประกอบ และเนื้อหาแล้ว ก็จะเกิดเป็นความประทับใจและจดจำแบรนด์ของได้

4. ดูเป็นมืออาชีพ

หากใช้เทมเพลตดหมายที่เขียนข้อความชัดเจน อ่านง่าย น่าเชื่อถือ ก็จะทำให้ภาพลักษณ์ของแบรนด์ดูมีความเป็นมืออาชีพ เพราะเราสามารถคุมโทน เนื้อหา และรูปแบบออกมาได้อย่างเหมาะสม ทำให้ลูกค้าให้การยอมรับและสร้างความประทับใจไปในตัว

ข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อย

ยัดเยียดข้อมูลเยอะไป และมีแต่คำศัพท์เฉพาะทาง

เทมเพลตจดหมายที่ดี จะต้องมีความสั้น กระชับ และทำให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว การที่ให้ข้อมูลกับลูกค้ามากเกินไป สุดท้ายลูกค้าจะรู้สึกเหมือนถูกยัดเยียดขายสินค้า และอีเมลนั้นจะถูกย้ายไปไว้ในถังขยะในที่สุด หรืออีกแบบคือการใช้คำศัพท์เฉพาะทาง เนื้อหาเข้าใจยาก ก็จะสร้างความสับสนและน่าเบื่อหน่ายให้ผู้รับได้เช่นกัน

ไม่รู้ว่าผู้รับเป็นใคร และต้องการอะไร

ก่อนที่จะส่งอีเมลให้ใคร อย่างน้อยควรมีข้อมูลพื้นฐานก่อนว่า ผู้รับคือใคร ต้องการอะไร และเรามีอะไรที่สามารถช่วยแก้ปัญหาได้บ้าง การสุ่มส่งอีเมลไปโดยที่ไม่มีข้อมูลว่าลูกค้าคือใคร นอกจากจะสร้างความรำคาญแล้ว ยังทำให้ภาพลักษณ์ของแบรนด์เสื่อมเสียอีกด้วย

ไม่ติดตามผลการทำงาน

หลังจากที่ส่งอีเมลไปแล้ว ควรจะมีการติดตามผลการทำงานทุกครั้ง ว่าอีเมลที่ส่งไปมีเท่าไร มีอัตราการเปิดอ่านเท่าไร และแปลงผลออกมาเป็นลูกค้าได้เท่าไร แม้ว่าอีเมลแรกที่ส่งไปนั้นอาจจะยังไม่ได้ผล แต่ก็ควรติดตามผลเพื่อที่จะนำมาประเมินและปรับปรุงเนื้อหาต่อไป

สะกดคำผิด

ในเทมเพลตจดหมายนั้น จะมีข้อความเดิมที่ส่งให้คนเป็นร้อยเป็นพันเหมือนกันในเวลาพร้อมกัน การที่ในอีเมลมีการสะกดคำผิด แน่นอนว่าคนที่เห็นย่อมไม่ได้มีแค่คนสองคนแน่นอน และส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของแบรนด์ดังนั้น ต้องมีการตรวจสอบคำผิดและรูปแบบอย่างถี่ถ้วนก่อนส่ง และมั่นใจว่าเวอร์ชั่นที่จะส่งนั้น เป็นเวอร์ชั่นที่ดีที่สุดแล้ว

วิธีเลือกใช้เทมเพลตจดหมายให้มีประสิทธิภาพ

เลือกแบบที่กระชับและน่าสนใจ

เทมเพลตจดหมายมีให้เลือกใช้มากมาย แต่เทมเพลตอีเมลแบบที่ได้ผลนั้น ต้องมีเนื้อหาที่คมคาย ตรงประเด็น สั้นกระชับแต่ได้ใจความ อยู่ในรูปแบบที่อ่านง่าย และทำให้คนเข้าใจได้ในพริบตาเดียว อีเมลที่มีความยาวมักจะถูกละเลยหรือคนเปิดอ่านแต่อ่านไม่จบ ซึ่งพบว่า อีเมลที่มีคำประมาณ 75-100 คำ จะช่วยเพิ่มอัตราการตอบกลับได้มากถึง 51%

ลูกค้าได้ประโยชน์จากการเปิดอ่าน

สิ่งที่จะทำให้อีเมลมีประสิทธิภาพนั้น คือการที่เราได้ผลตอบรับที่ดีจากลูกค้า แต่การจะได้ผลตอบรับที่ดี ก็ต้องรู้ด้วยว่า ลูกค้าได้อะไรจากการเปิดอ่านอีเมลฉบับนั้น และข้อเสนอของเราเป็นประโยชน์ต่อลูกค้ามากน้อยแค่ไหน ดังนั้น จึงต้องระบุให้ชัดว่า หากลูกค้าอ่านอีเมลนั้นแล้ว ลูกค้าจะได้รับประโยชน์อะไร เช่น ประหยัดเวลา ช่วยเพิ่มรายได้ ช่วยแก้ปัญหาบางอย่าง และชี้ให้ลูกค้าเห็นถึงสิ่งที่ลูกค้าจะได้จากการมาร่วมงานกัน

นอกจากนี้ เมื่อเปิดอีเมลมา อีเมลนั้นต้องดึงความสนใจจากผู้รับได้ทันที โดยอาจจะใช้คำโดน ๆ ใช้หลักการเล่าเรื่องที่ดึงดูดคนอ่าน หรือนำเสนอสถิติที่น่าสนใจก็ได้ อีกทั้งการแบ่งย่อยข้อความออกเป็นส่วน ๆ จะทำให้ผู้รับอ่านและเข้าใจเนื้อความในอีเมลมากกว่าที่จะใช้ข้อความยาวติด ๆ กัน

ชัดเจนว่าต้องการให้ลูกค้าทำอะไรต่อ

การใช้เทมเพลตจดหมายนั้น ต้องมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนว่า ต้องการให้ผู้รับทำอะไรต่อหลังจากที่เปิดอ่านจดหมายแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการโทรนัดพูดคุย ดาวน์โหลดเนื้อหาเพิ่มเติม หรือการนัดพบเซลล์ ดังนั้น ควรใช้คำที่ตื่นตา ตรงประเด็น เห็นแล้วสะดุดและทำตามได้ง่าย

รู้จักติดตามผล

เราจะไม่รู้เลยว่า อีเมลที่ส่งไปนั้นได้ผลมากน้อยแค่ไหน หากไม่มีการติดตามผลที่เป็นรูปธรรม ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่ต้องติดตามผลหลังจากส่งอีเมล ประเมินอัตราการเปิดอ่าน และอีเมลรูปแบบไหนที่มีคนติดต่อกลับมามากที่สุด เพื่อที่จะได้นำไปปรับปรุงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลต่อไป