โปรแกรมทำใบเสนอราคาจำเป็นแค่ไหนกับงานขาย?

โปรแกรมทำใบเสนอราคาสำหรับนักขายแล้วเป็นเหมือน tool ที่ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น ลดเวลาในการออกใบเสนอราคา จากที่แต่ก่อนต้องใช้ Excel ในการทำผ่านทาง template ต่าง ๆ แต่อย่างไรก็ดีเมื่อพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายที่ตามมาทำให้โปรแกรมที่ช่วยออกใบเสนอราคามักจะเป็นตัวแรก ๆ ที่ถูกมองข้ามไป ซึ่งแท้จริงแล้วประโยชน์ของการใช้โปรแกรมทำใบเสนอราคานั้นไม่ได้มีแค่เรื่องของความเร็ว แต่ยังมีประโยชน์ในมิติอื่น ๆ ที่ช่วยให้การขายเติบโตได้ ยิ่งโดยเฉพาะในยุคนี้ที่คู่แข่งต่าง ๆ ก็หันมาใช้ซอฟต์แวร์ในการจัดการกันมากขึ้น คุณเองก็คงไม่อยากจะเป็นบริษัทที่ต้องตามหลังหรือพลาดโอกาสปิดการขายไปเพราะมัวแต่เสียเวลา

ประโยชน์ของโปรแกรมทำใบเสนอราคา

1. ลดความผิดพลาดของการเสนอราคา

ความผิดพลาดกับการออกใบเสนอราคามักมาเป็นของคู่กัน ข้อผิดพลาดที่เรามักพบเจอกันมาก ๆ ก็คือเรื่องของราคาที่ไม่เป็นไปตามที่ตกลงไว้ เพราะใส่ราคาในใบเสนอราคาผิด ทำให้ดีลที่ดูแล้วน่าจะไม่มีอะไรก็อาจกลายเป็นต้องพลาดไปจากสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ ในมุมมองของลูกค้าแล้วความผิดพลาดบนใบเสนอราคาไม่ใช่เรื่องเล็กน้อย โปรแกรมออกใบเสนอราคาจะช่วยให้ความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้หมดไป เพราะตัวของสินค้าและบริการนั้นสามารถตั้งราคากลางเอาไว้ก่อนได้เลย แทนที่จะต้องมาใส่ quote ราคาเป็นรายสินค้าทุกครั้งที่ออกใบ

นอกจากนี้แล้วการออกใบเสนอราคาได้ถูกต้องตั้งแต่รอบแรกเลยนั้นเป็น process งานที่ควรเป็นมาตรฐานเพราะถ้าใบเสนอราคามีข้อผิดพลาด พนักงานขายก็ต้องกลับไปแก้ทำให้เสียเวลาที่ควรไปใช้กับฟังก์ชั่นอื่นให้กับการความผิดพลาดที่ไม่ควรจะเกิดขึ้น และในด้านของลูกค้าเองนั้นอย่างที่เราได้บอกไปการใส่ใจแม้กระทั่งใบเสนอราคาก็จะช่วยให้คุณดู professional มากขึ้นมาก ๆ

2. พร้อมด้วย template จัดส่งได้อย่างรวดเร็ว

ความไวนั้นเป็นสิ่งสำคัญมากในงานขาย คุณคงเคยมีประสบการณ์ที่รู้สึกดีกับการที่พอขอใบเสนอราคาแล้วนักขายใส่ใจและส่งให้คุณอย่างรวดเร็ว และยิ่งจะเห็นได้ชัดในเวลาที่เราขอใบเสนอราคาหลายเจ้าพร้อม ๆ กันและมีเจ้าใดเจ้าหนึ่งทำได้รวดเร็วมาก ๆ จนบางครั้งเราอาจตัดสินใจซื้อเลยในทันที แต่แน่นอนว่าการจะทำใบเสนอราคาอย่างรวดเร็วได้นั้นก็จำเป็นที่จะต้องมีตัวช่วยในการออกใบเสนอราคา แม้ว่า Excel จะเป็น tools ที่ได้รับความนิยมในการทำใบเสนอราคา แต่เอาเข้าจริงถ้าสำหรับธุรกิจต่าง ๆ ที่มีรายละเอียดเยอะมาก การจัดทำใบเสนอราคาผ่าน Excel ก็อาจไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุด ยิ่งในกรณีที่มีข้อมูลอะไรเปลี่ยนไปจาก formatting ที่ตั้งค่าไว้ ก็ยิ่งทำให้ต้องเสียเวลามาจัดหน้ากันใหม่ โปรแกรมทำใบเสนอราคาจึงมักเป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์กว่า

โดยมากมักจะมาพร้อมกับ template design ที่สวยงามอยู่แล้ว ทำให้ผู้ใช้งานไม่ต้องปวดหัวว่าจะจัด layout หรือ formatting อย่างไร สามารถรีวิวใบเสนอราคาที่ทำออกมาได้อย่างรวดเร็ว และยังปรับเปลี่ยนรูปแบบต่าง ๆ ได้อย่างยืดหยุ่น พร้อมส่งถึงมือลูกค้าได้ทันที

3. ช่วยเรื่องของ automation process งาน

Automation เรียกได้ว่าเป็นฟังก์ชั่นที่ดีมาก ๆ สำหรับโปรแกรมออกใบเสนอราคา เพราะช่วยลดขั้นตอนที่ยุ่งยากอย่างการ approve ออกไปได้ พร้อมตั้งเงื่อนไขในการอนุมัติต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย ไม่เหมือนกับการทำแบบ manual ที่ถ้าลดขั้นตอนการอนุมัติออกไปก็อาจทำให้ผู้จัดการทีมขายไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับลูกค้ารายนี้ ต่างกับการออกผ่านระบบที่จะมีการเก็บ record ไว้อย่างครบถ้วนนั่นเอง และด้วยความที่สามารถตั้งเงื่อนไขการอนุมัติได้ ก็ทำให้ลดเวลาในการส่งเอกสารไปกลับมาได้อีกมาก

4. ปรับแต่งใบเสนอราคาได้แบบยืดหยุ่น

บริษัทโดยทั่วไปสิ่งที่ท้าทายที่สุดในการออกใบเสนอราคาคือการจัดการความต่างของราคาขายทั้งสำหรับเซลล์แต่ละคน และลูกค้าแต่ละราย ยิ่งโดยเฉพาะสำหรับธุรกิจแบบ B2B ที่สินค้าและบริการจะมีความซับซ้อน และต้องการการ customize ที่มากกว่า พนักงานขายเลยมักจะต้องเสียเวลาไปกับการแก้ไขใบเสนอราคา ดูเผิน ๆ เหมือนจะไม่มีอะไร แต่อย่างที่เราด้วยบอกไปด้วยความซับซ้อน ทำให้พนักงานขายต้องพบกับฝันร้ายเลยทีเดียวเมื่อต้องเพิ่มรายการ หรือลดรายการต่าง ๆ ไหนจะราคาแต่ละชิ้นที่แตกต่างกันออกไป สเปกต่าง ๆ

พอมีโปรแกรมเข้ามาช่วยในการออกใบเสนอราคา การทำงานต่าง ๆ ก็เป็นเรื่องที่ง่ายดายเพราะทุกอย่างสามารถจัดไว้ได้ในโปรแกรม รายละเอียดแบบไหนที่ต้องทำแบบ bundle หรือจะทำการปรับเปลี่ยนสเปกก็ไม่ใช่งานยากอีกต่อไป

เพียงเท่านี้คุณเองก็คงจะเห็นประโยชน์ของการใช้โปรแกรมออกใบเสนอราคา ที่ไม่เพียงแค่สามารถลดเวลาในการทำงานได้จริง แต่ยังช่วยเหลือพนักงานขายคุณในมิติอื่น ๆ ยิ่งในปัจจุบันระบบ CRM เองก็มักจะผนวกความสามารถในการทำใบเสนอราคามาพร้อม ๆ กัน ซึ่งจะช่วยให้การปิดการขายทำได้อย่างมีประสิทธภาพ