จัดเต็มสูตร excel เบื้องต้นที่เหล่านักขายจะต้องปลื้ม

เมื่อพูดถึงนักขายแล้ว อาวุธที่เหล่านักขายต้องใช้กันเป็นประจำก็คงจะเป็น excel อย่างแน่นอน เรียกได้ว่านักขายไม่ว่าจะมือเก๋า หรือมือใหม่ต่างก็ต้องทำความคุ้นเคยกับโปรแกรม excel อย่างแน่นอน โดยมีจุดประสงค์หลักๆเลยเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการคำนวณดีลและเรื่องต่างๆ วันนี้ Venio เราก็จะมาแนะนำ สูตร excel พื้นฐานที่จำเป็นสำหรับทีมขาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นเซลล์มือใหม่ที่ยังไม่ค่อยได้ใช้ excel เท่าไรนัก ก็คงจะได้ประโยชน์จากบทความนี้มากเลยทีเดียว สำหรับเซลล์มือเก๋าแล้วแต่ยังไม่เคยใช้ excel ก็ลองมาดูเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานดูได้

รวมสูตร excel ที่นักขายต้องรู้

1. สูตร SUM

SUM ก็เรียกได้ว่าเป็น Function หลักตัวแรกเลยที่ไม่ว่าใครเริ่มจับ excel ก็ต้องรู้ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานขายแล้วสูตร excel นี้เป็นสูตร excel ที่มีประโยชน์มากๆ โดยเป็นฟังก์ชั่นที่รวมผลของ row หรือ column ที่เราเลือกไว้นั่นเอง

การใช้งาน

=sum(b1:b10) – จะแสดงผลรวมระหว่างเซล b1 ถึง b8 ทั้งหมด จากตัวอย่างผลลัพธ์คือ 18,702

=sum(b1:b5, b8:10)  - สูตรที่ซับซ้อนขึ้นมานิดนึง ด้วยการรวมผลลัพท์ของเซล b1-b5 แล้วข้าม b6-b7 แล้วไปบวกด้วยผลรวมของ b8 ถึง b10 นั่นเอง

=sum(b1:b8)/20 - นอกจากนี้ยังสามารถใช้ sum ที่เป็นฟังก์ชั่น ร่วมกับ formula ได้ด้วย จากตัวอย่างคือการนำผลลัพทธ์ไปหาร 20 นั่นเอง

2. สูตร AVERAGE

AVERAGE ก็เป็นอีกฟังก์ชั่นหนึงที่ทีมขายใช้ โดยมาเป็นการหาค่าเฉลี่ยภายในเซลที่กำหนดไว้ทั้งหมด

การใช้งาน

=average(b11:g11) - แสดงค่าเฉลี่ยของผลรวม b11 ถึง g11 

3. สูตร COUNT

COUNT ใช้สำหรับนับจำนวนแถวหรือคอลัมภ์ที่มีตัวเลขอยู่ เป็นอีกสูตรนึงที่มีประโยชน์มากสำหรับงานขายเพราะสามารถเอาไปประยุกต์ใช้ได้หลายอย่างเลยทีเดียว

การใช้งาน

=count(a1:a8) – แสดงค่าของจำนวนแถวที่มีตัวเลข

4. สูตร IF

IF ใช้สำหรับเมื่อต้องการใช้ข้อมูลโดยมีการใส่ condition เข้าช่วยในการจัดการ

วิธีการใช้งาน

=if(c2<d2, ‘True’, ‘False’) – ในช่องแรกจะเป็น condition ที่เราต้องการ ช่องที่สองจะเป็นค่าที่ใส่กลับลงไปในเซลเมื่อเงื่อนไขเป็นจริง ส่วนช่องที่ 3 ใส่ค่ากลับไปเมื่อเงื่อนไขไม่เป็นจริง

ตัวอย่าง

=if (f2<H2), "Bad, "Good") - ในที่นี้ใช้เพื่อเปรียบเทียบว่า region 5 มีจำนวนที่ขายได้น้อยกว่าค่าเฉลี่ยรวมหรือ ไม่หากน้อยกว่าจะโชว์ค่า Bad มากกว่าจะโชว์ว่า Good จากตัวอย่างข้างต้นสูตรจะส่งค่า Bad กลับไป

5. สูตร MAX & MIN

MAX และ MIN เป็นฟังก์ชั่นที่ช่วยหาค่าสูงสุดในเซลที่เรากำหนด ก็เป็นอีกหนึ่งฟังก์ชั่นที่คนทำงานด้านการขายต้องรู้ไว้เพราะเป็นประโยชน์มากๆ

วิธีการใช้งาน

=min(b2:b10) – แสดงค่าที่น้อยที่สุดที่อยู่ในเซล b2 ถึง b12 หรือในตัวอย่างคือ 50

=max(b2:b10) – แสดงค่าที่มากที่สุดที่อยู่ในเซล b2 ถึง b12 หรือในตัวอย่างคือ 12,500

6.Filter ฟังก์ชั่นนักขายทุกคนต้องรู้จัก

สำหรับในข้อหกนี้อาจจะไม่ใช่สูตรแต่เป็นฟังก์ชั่นตัวนึงที่มีประโยชน์มากสำหรับทีมขาย ที่ต้องมีการเก็บข้อมูลลูกค้าอยู่เป็นประจำ และยิ่งมีข้อมูลมากขึ้นเท่าไรเจ้าฟังก์ชั่นตัวนี้จะมีประโยชน์มากๆเลยทีเดียว 

การใช้งาน 

เลือกไปที่ cell ที่เราต้องการ เลือกหัวข้อ Data > Filter หลังจากนั้นในหัวข้อของแต่ละ column จะมีสัญลักษณ์ลูกศรปรากฎขึ้นมาให้ทำการเลือกที่ ข้อมูลที่เราต้องการจะเลือกกรอง เท่านี้คุณก็สามารถเลือกข้อมูลลูกค้าตามเงื่อนไขที่ต้องการได้ทันที

TIP: หากต้องการ filter หลายเงื่อนไขก็สามารถทำได้โดยเลือกในแต่ละ column ตามต้องการ

7.สร้างรายงานที่ตรงใจคุณด้วย Pivot table

Pivot table นั้นเป็นอะไรที่สร้างความสับสนให้กับผู้ใช้ excel มือใหม่เป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณยังใช้สูตรที่กล่าวมาเบื้องต้นได้ไม่คล่อง แต่จริงแล้ว pivotTable นั้นเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากๆในการใช้สรุปผลรายงานยอดขาย และจะทำให้คุณเห็นการเปรียบเทียบได้แบบง่ายดาย 

การใช้งาน

เลือกทำแถบคลุมให้ครบข้อมูลที่ต้องการ จากนั้นเลือกเมนู insert > PivotTable ตรวจสอบช่วงของ cell ข้อมูลและที่ที่ต้องการแสดง PivotTable หลังจากนั้น pivotTable จะปรากฏขึ้นและในด้านขวาคุณจะเห็นชุดเครื่องมือที่สามารถลากเซลล์ต่างๆเผื่อแสดงผลใน column หรือ row ได้

สรุป

7 ตัวอย่างสูตร  excel นี้ก็เป็นสูตรสำคัญๆที่นักขายทั้งหลายควรใช้ให้เป็นสำหรับโปรแกรม excel ในเบื้องต้น เพราะจะช่วยให้คุณจัดการดีล และดูแลยอดขายได้ดียิ่งขึ้น หรือสามารถหาสูตร อื่นๆ เพิ่มเติมได้ที่เว็บของ Microsoft Office โดยตรง วันนี้บทความจาก Venio ก็จบกันเท่านี้แล้วอย่าลืมติดตาม blog ของเราเพื่อคอยอัพเดทเนื้อหาดีๆเกี่ยวกับการขายและเครื่องมือต่างๆนะครับ