Cloud CRM vs On-premise แบบไหนที่เหมาะกับคุณ

ก่อนหน้านี้เราก้ได้มีบทความแนะนำเกี่ยวกับระบบ CRM ในเรื่องของ Cloud กับความปลอดภัยบนระบบ CRM ทำให้รู้มากขึ้นเกี่ยวกับข้อดีของ โปรแกรม Cloud CRM ที่อยู่บนระบบคลาวด์ ทีนี้หลายๆท่านอาจจะยังสงสัยว่าโปรแกรม CRM ก็ยังมีแบ่งแยกเป็น on-premise และ  cloud base แล้วเมื่อองค์กรเราถึงเวลาที่จะต้องใช้โปรแกรมบริหารงานขายและดูแลลูกค้า นอกเหนือจากเรื่องความปลอดภัยยังมีสิ่งใดที่ต้องพิจารณาอีกบ้างไหม

ทำความรู้จักกับ CRM  ทั้ง 2 ระบบ

ก่อนอื่นเราจะต้องทำความเข้าใจถึงระบบการให้บริการและการเก็บข้อมูลลูกค้าของทั้ง 2 ระบบกันก่อนว่า แต่ละประเภทมีการทำงานอย่างไร

Cloud CRM :

จะมีรูปแบบในการให้บริการโดนเป็นการสมัครใช้งานแบบ subscription โดยอาจเป็นรายเดือน หรือรายปี และตัวผู้ใช้งานก็สามารถที่จะเข้าถึงโปรแกรม CRM ได้ผ่านทางอินเตอร์เน็ต ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลการขายทุกอย่างที่เกี่ยวข้องจะถูกเก็บอยู่บนระบบ Cloud และโฮสอยู่ที่เซิฟเวอร์อื่น ไม่ใช่บนบริษัทของผู้ใช้งานเอง

On-premise :

รูปแบบนี้ก็จะเป็นรูปแบบที่องค์กรต่างๆคุ้นเคยกับเป็นอย่างดี จะเป็นการซื้อสิทธิ์ขาดและนับตามจำนวน user license บนระบบ และหลังจากนั้นตัวโปรแกรมและข้อมูลต่างๆจะถูกเก็บลงเซิฟเวอร์ของบริษัท โดยปกติแล้วค่าใช้จ่ายจะเป็นแค่ครั้งเดียว แต่จะมีค่าใช้จ่ายที่สูงมากๆๆ เพราะเป็นการซื้อทั้งระบบ และนอกจากนั้นหากต้องการโมดูลไรเพิ่มเติมก็จะมีค่าใช้จ่ายในการพัฒนาเพิ่มเติมอีก

แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าองค์กรเราเหมาะกับ CRM แบบไหน?

โดยปกติแล้วทั้งสองระบบจะมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับว่าคุณให้ความสำคัญกับเรื่องใด ทีมงานคุณมีความพร้อมแค่ไหน เราก็ได้รวบรวมสิ่งที่บริษัทและองค์กรชั้นนำส่วนใหญ่นำมาพิจารณาในการตัดสินใจใช้ระบบใดระบบนึง

ความปลอดภัย

สำหรับ on-premise CRM ที่ทุกอย่างอยู่บนเซิฟเวอร์ของตนเองนั้นข้อดีหลักๆเลยคุณจะรู้ได้ตลอดเวลาว่าข้อมูลคุณอยู่บนนี้ และหากตองการปรับแต่งหรือมอนิเตอร์อะไรก็ทำได้โดยง่าย แต่นั่นหมายความว่าคุณต้องมีทีม IT ที่ active ตลอดเวลา ในทางกลับกันสำหรับระบบ cloud นั้นเรื่องของความปลอดภัยจะเป็นสิ่งแรกเลยที่ทุกคนให้ความสำคัญ ทีมที่ดูแลเรื่องคลาวด์จึงเป็นคนที่ชำนาญในด้าน network security มากๆ คุณจึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัยอย่างแน่นอน

การเข้าถึงระบบ

ตรงนี้ก็ขึ้นอยู่กับว่าทีมขายของคุณที่ต้องออกไปดูแลลูกค้านั้น โดยปกติแล้วอยู่ใน office เป็นส่วนใหญ่หรือมีการออกนอกสถานที่บ่อยๆ ซึ่งถ้ามีการออกนอกบ่อยๆนั้น การใช้ cloud CRM ก็ดูจะเป็นตัวเลือกที่คุ้มค่ากว่าเพราะ Cloud CRM ในปัจจุบันก็จะมีความเป็น mobile friendly สูง สามารถล็อคอินผ่านระบบได้อย่างง่ายดาย แต่กลับกัน On-premise นั้นจะมีการเข้าระบบได้ยากกว่าแต่ถ้าไม่จำเป็นต้องใช้นอกสถานที่ก็เป็นตัวเลือกที่ดีตัวหนึ่ง

การ Customize

โดยปกติสำหรับระบบ CRM แบบ On-premise จะมีให้ปรับแต่งได้อยู่แล้วโดยคิดตามโมดูลที่เพิ่มเติม แต่อย่างไรก็ตามสำหรับ Cloud CRM ด้วยฟีเจอร์มาตรฐานก็จะเป็นฟีเจอร์ที่ทำมาให้เหมาะกับงานขายอยู่แล้ว ซึ่งปัจจุบัน CRM ที่อยู่บนคลาวด์หลายๆเจ้าก็มีการให้ customize ให้เหมาะกับกระบวนการจัดการในแต่ละบริษัทได้เหมือนกัน

ค่าใช้จ่าย

โดยปกติแล้วสำหรับค่าใช้จ่ายของ On-premise มักจะมีราคาแพงมากกว่าโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงแรกของการใช้ระบบ เช่นค่า Implementation ข้อดีคือคุณไม่ต้องจ่ายรายเดือน แต่ก็ต้องมีค่าใช้จ่ายในส่วนของไอทีเพิ่มเติมสำหรับการดูแลรักษา แต่ส่วนของ Cloud CRM ก็จะตรงข้ามกันคือค่าใช้จ่ายนั้นถูก แต่จะมีค่ารายเดือนที่คุณต้องจ่าย แต่ข้อดีก็คือคุณมั่นใจได้เลยว่าโปรแกรมบริหารงานขายและดูแลลูกค้าของคุณนั้นจะมีการอัพเดทตลอดเวลา

กล่าวโดยสรุปถ้าคุณอ่านมาถึงตอนนี้ก็คงพอเห็นภาพแล้วทั้ง 2 ระบบนั้นมีความแตกต่าง และข้อดีเฉพาะตัวของแต่ละระบบอยู่ สำหรับการตัดสินใจว่าจะใช้ระบบไหนก็ขึ้นอยู่กับว่าความจำเป็นของคุณอยู่ที่ระดับใดนั่นเอง